Samenwerken in documenten en bestanden delen met collega’s is handig, maar kan ook gevaarlijk zijn. Want wat gebeurt er als privacygevoelige informatie in verkeerde handen terechtkomt? Een ongeluk zit namelijk in een klein hoekje. Hierbij enkele tips om slim, maar vooral veilig documenten te delen via SharePoint.

Bedrijfsgevoelige data niet zomaar delen

Je wilt in bepaalde situaties onbezorgd en veilig je documenten delen met collega’s, externen en partners.
Maar tegelijkertijd wil je als organisatie wel grip houden op wat er gedeeld mag worden en wie dat mag doen.
Je kunt er dan voor kiezen om delen met externen niet toe te staan, maar dat is niet altijd werkbaar of klantvriendelijk.

Wil je delen van bestanden wel toestaan, dan kun je onderstaande regels toepassen:

  • Maak het delen met personen buiten de organisatie niet mogelijk.
  • Laat het delen met personen buiten de organisatie toe, mits zij zich aanmelden (bijvoorbeeld met een Microsoft of Bedrijfsaccount).
  • Sta delen met personen buiten de organisatie toe, op basis van aangemelde gebruikers en anonieme gast-links.

Een unieke link creëren voor degene waar je mee wil samenwerken is zonder resultaat wanneer deze toch naar personen zonder toegangspermissie wordt doorgestuurd.

Bestanden veilig delen

Herkenbaar? Je werkt aan een document en dat wil je nog even door je collega laten checken. Je slaat vervolgens een versie op je bureaublad op en voegt het toe aan de e-mail die je wil verzenden aan een collega. Na de check stuurt de collega een aangepaste versie via de e-mail weer terug.
Je hebt dan in feite twee versies. Het creëren van meerdere versies van documenten gebeurt heel vaak wanneer mensen via e-mail samen aan zo’n document werken. En als de bestanden te groot zijn, zijn we snel geneigd om deze te delen via DropBox, WeTranser, enzovoort. Je verstuurt dan in feite kopie bestanden, waardoor je dus meerdere versies krijgt en niet meer werkt met één versie van de waarheid.

Gelukkig kan dit slimmer, want met behulp van SharePoint kun je wel op een veilige manier jouw documenten delen. Een beheerder verleent je toegang tot een bepaalde map of bestand, zodat je samen kunt werken aan een document.

Documenten delen met externen

Veilig je documenten delen met externen kan op organisatieniveau in SharePoint op verschillende manieren worden ingesteld.

In de basis zijn er vier mogelijkheden om je documenten te delen:

  • Alleen met personen binnen je organisatie – Hiermee is het dus niet toegestaan om documenten te delen met externe gebruikers. Houd er rekening mee dat het wel nog steeds mogelijk is om documenten te delen via ‘andere omgevingen’, zoals: Dropbox, WeTransfer en andere (persoonlijke) OneDrive of SharePoint omgevingen buiten de organisatie.
  • Bestaande externe gebruikers (Alleen delen met externe gebruikers in de adressenlijst die opgeslagen staan in Azure AD) – daarmee kunnen gebruikers wél documenten delen, maar alleen met externe gebruikers die al in de centrale adressenlijst staan. Een voordeel hiervan is dat je kunt inregelen dat alleen betrouwbare externe gebruikers jouw documenten kunnen inzien.
  • Met geselecteerde nieuwe en bestaande specifieke personen – (intern en extern delen mogelijk, mits jouw beleid dit toelaat).
    Maak een koppeling die alleen geldig is voor geselecteerde personen en geef deze toegang tot het originele bestand. Een volledig veilige optie, omdat je een unieke link creëert voor degene(en) waar je mee wilt samenwerken. Sturen ze deze toch door naar personen zonder toegangspermissie, dan kunnen die het bestand niet openen. Zo houd je perfect de controle over wie wel of niet in het document kan.
  • Iedereen (delen met anonieme gebruikers) – daarmee kunnen documenten of mappen (geen sites) worden gedeeld via een link in de e-mail, zonder enige vorm van authenticatie. Let op, de eindgebruiker kan deze link doorsturen naar andere personen. Ook bekend als de ‘anonieme gebruiker’. Iedereen die de link krijgt, heeft dan volledige toegang tot de gedeelde documenten.

Meer weten?

Het werken met gedeelde documenten via SharePoint is veilig, effectief en efficiënt. Het grote verschil met bijgevoegde documenten die je deelt via de e-mail is dat je altijd werkt met één waarheid.
Weet je niet waar je moet beginnen om jouw securitybeleid te herzien of wil je meer weten over hoe je veilig kunt werken vanaf één opslaglocatie? Geen paniek, we kunnen je perfect helpen bij een informatiebeleidsplan. Neem contact op met één van onze SharePoint experts voor meer informatie.

 

Lees ook onze blog: 8 tips om meer uit SharePoint te halen